Knyta bibliotek/dokumentleverantör till ansökan Innehåll  Index

Varje ansökan i FFB måste vara knuten till en eller flera poster i biblioteksregistret. När du beställer i FFBWebb sker denna knytning automatiskt (förutsatt att sigeln/siglerna som redovisas av fjärrlånetjänsten, ger träff i biblioteksregistret). När du skapar nya ansökningar på annat sätt (manuell inskrivning, inklistring från klippbord), måste du själv utföra knytningen till levererande bibliotek och ev remissbibliotek. Märk dock att vid import via klippbordet från vissa igenkända tjänster, t ex Elin/ILL, sker sigelmatchning automatiskt enl samma regelverk som för FFBWebb.

Så här gör du för att manuellt knyta sigler till en ansökan. Du utgår från antingen nyinläggningsformuläret eller ändringsformuläret för ansökningar. I båda formulären har du möjlighet att knyta upp till 5 sigler till aktuell ansökan.

Du öppnar nu biblioteksregistret i uppslagsläge och kan söka fram den/de sigler du vill knyta till aktuell ansökan. (Om biblioteket du söker, saknas kan du nyinlägga det.) Om du inte redan har knutit någon sigel till ansökan och bara skall knyta en enda, söker du fram önskad sigel och väljer den med F10 eller från meny Data | Välj aktiv och stäng. Om du redan har knutit ett eller flera bibliotek till ansökan eller vill knyta mer än ett till den, måste du använda dig av sigelkorgen för att manipulera med sigler så att du får just dem du vill ha. Nedan följer en sekvens av skärmdumpar som visar hur sigelkorgen används för att lägga till, ta bort och flytta om sigler knutna till ansökan







 
Lägga in nytt bibliotek i biblioteksregistret Innehåll  Index

Vare sig du öppnat biblioteksregistret för att knyta bibliotek till en ansökan eller du har öppnat registret enkom via meny Visa | Bibliotek... har du tillgång till nyinläggning. Du kan aktivera nyinläggning med Insert eller via meny Data | Nyinlägg eller med klick på symbolknappen för nyinläggning.

Nu aktiveras biblioteksregistrets formulär för nyinläggning. Här finns ett ett stort antal fält som är möjliga att fylla i, varav ett fåtal är tvingande. Se vidare i skärmdumpar nedan

Varför är ort tvingande? För att det skall vara möjligt att söka på ort, när man är osäker på bibliotekets namn.
Varför är landkod tvingande? Landkoder används för att ge möjlighet till uttag av landsuppdelad statistik.
Vad innebär kryssrutan Tvinga egendefinierade ansökningar till pappersutskrift?

Svar: Egendefinierade ansökningar styrs automatiskt till epost om epostadress finns hos adressaten. Genom att kryssa i denna ruta så kan man tvinga egendefinierad ansökan riktad till denna mottagare, att skrivas ut på skrivare trots att epostadress finns.

 
Ändra uppgift om bibliotek/dokumentleverantör i biblioteksregistret Innehåll  Index

Du kan ändra uppgifter i biblioteksregistret vare sig du aktiverat det för att knyta bibliotek till ansökan eller du öppnat registret enkom via meny Visa | Bibliotek.... Sök fram det bibliotek du vill ändra och aktivera ändringsformuläret med Ctrl+Enter eller via meny Data | Ändra... eller via symbolknappen för ändra



Nu aktiveras formuläret för ändring av biblioteksuppgifter. Detta ser likadant ut och fungerar på samma sätt som nyinläggningsformuläret varför du hänvisas till det avsnittet för mer detaljer

  Lägga till/ta bort sigel/sigler till bibliotekspost i biblioteksregistret Innehåll  Index

Innan vi går in på det praktiska handhavandet behövs här först lite förklaringar: I FFB kan en bibliotekspost vara knuten till flera olika sigler. Samma bokstavliga sigel kan dessutom vara knuten till olika bibliotek om den likalydande sigeln förekommer i olika sigelgrupper. Orsaken till denna konstruktion är (om vi tar det mycket förenklat) att kunna möta framtida behov av att automatiskt matcha biblioteksbeteckningar som tillhandahålls av fjärrlånetjänster mot FFB:s biblioteksregister. Av nyssnämnda skäl lagras bibliotekssigler i ett separat register med koppling till biblioteksregistret. Sigelregistret är indelat i sigelgrupper för att hålla möjligheten öppen att samma beteckning skall kunna användas för olika bibliotek och ändå vara unik

Gör så här för att lägga till eller ta bort sigler samt definera förstahandssigel: Utgå från nyinläggningsformuläret eller ändringsformuläret. Klicka på knappen Sigler...

Nu aktiveras sigeldialogen. I den lägger du till eller tar bort sigler som skall vara knutna till den aktuella biblioteksposten samt också när flera sigler finns, markera vilken sigel som skall vara förstahandssigel.

Ta bort sigel

 
Automatchning av sigler vid import via FFBWebb el klippbord Innehåll  Index
Vid import via FFBWebb eller via klippbord, styrs matchning mot biblioteksregister i första hand av uppgifter som importprogrammet hittar i importdatat. Hur det hittade datat skall matchas (t ex vilken sigelgrupp, exakt matchning, trunkerad, hur agera om misslyckad matchning etc) styrs av ett särskilt regelverk, lagrat i ett xml-dokument. Som användare har du vissa möjligheter att påverka detta regelverk.

Vad du kan påverka, varierar med respektive importkälla/fjärrlånetjänst. Följande regler kan du påverka i alla importkällor/fjärrlånetjänster:

Följande regler kan du påverka i vissa importkällor/fjärrlånetjänster:

Så här hittar du till inställning av autoinmatchningsregler av sigler:
Från startmenyn väljer du: Systemadministrativa rutiner | Allmänna inställningar
I FFB inställningar väljer du sedan meny: Globala inställningar | Autoinmatchningsregler för sigler vid import...

Nu startar ett dialogfönster som liknar det nedanstående

Nedan följer ett exempel på hur man kan ändra automatchningsregler. Vi antar att vårt bibliotek vill knyta beställningar som dumpas in via klippbord från Elin/ILL skall knytas till en annan biblioteksregisterpost än den förinställda. Den förinställda sigeln är Libris: L (alltså Lunds UB). Vi vill kanske särskilja Elin/ILL beställningarna p g a att de har ett fast kopiepris.
Första steget blir då att skapa en ny post för Elin/ILL i biblioteksregistret, samt knyta lämplig sigel till denna, förslagsvis sigel Elin i sigelgrupp Egna externa. (OBS! Lägg aldrig egna påhittade sigler i grupper som är knutna till en faktisk fjärrlånetjänst som Libris, Subito, Nosp eller OCLC)

Nästa steg är att kalla fram dialogen för automatchningsreglerna och i den välja tjänsten Elin/ILL

Därefter ändrar du sigelgrupp för importkällan Elin/ILL, så att du kommer åt att välja sigeln elin som du lagt i sigelgruppen Egna externa.

 

Slutligen pekar du ut en standardsigel för Elin/ILL. Eftersom ingen biblioteksinfo åtföljer den referens som importeras, är standardsigel här ett måste.


 
Importera biblioteksuppgifter från biblioteksregistret i Libris fjärrlån Innehåll  Index

Libris har ett gränssnitt för export av biblioteksuppgifter till lokala system. Detta utnyttjas av FFB för att importera nya resp uppdatera befintliga uppgifter i FFB:s biblioteksregister. Importen kan ske antingen interaktivt eller i bakgrunden i samband med import av ansökningar.

Viktigt! Innan du försöker dig på att importera biblioteksuppgifter, måste du först kontrollera att dina inställningar för kommunikation med Libris fjärrlåns exportserver är giltiga och fungerande. Rutinerna för biblioteksimport använder samma inställningar som rutinen för import av låntagarbeställningar.

Interaktiv import

För att starta import, interaktivt, utgå från startmenyn och välj Systemadministratriva rutiner | Importera diverse resurser När programmet för Importera diverse resurser startat, välj från meny: Libris. Du kan välja mella tre olika interaktiva importrutiner:

Import efter behov

FfbWebb liksom modulen för batchimport av ansökningar (på startmeny: Import av ansökningar) kan konfigureras så att import av berörda biblioteksuppgifter sker innan de importerade posterna matchas mot FFB:s biblioteksregister.

I fallet batchimport går detta till så att alla sigler extraheras från importansökningarna, varefer import av biblioteksuppgifter, begränsad till de aktuella siglerna, sker, innan ansökningarna importeras. Om du vill konfigurera batchimporten så att biblioteksuppgifter alltid importeras innan ansökningsimporten startar, läs mera här om hur du hittar inställningspunkten

I fallet FfbWebb är upplägget mindre ambitiöst, för att inte öka på väntetiden för import av ansökan, mer än nödvändigt. Därför utförs import av biblioteksuppgifter endast om någon av ansökans sigler inte ger träff i FFB:s biblioteksregister. Huruvida koll och ev biblioteksimport skall ske eller ej, ställer du in i FFBWebb via meny Arkiv | Inställningar | Libris fjärrlån
I rutan Specialinställningar hittar du kryssrutan Importera biblioteksuppgifter fr Libris när sigel saknas i FFB

Importregler

Vid import av biblioteksuppgifter, matchas importposten först mot FFB:s biblioteksregister via Libris postens interna id-nummer som också lagras i FFB:s register när import sker. Om matchning inte ger träff, matchas istället importpostens sigel mot FFB:s sigelgrupp Libris. Om någon av matchningarna ger träff, uppdateras den befintliga FFB-posten med info från importposten. Vilka fält som skall uppdateras, kan i viss mån påverkas av speciella importregler som endast tillämpas vid uppdatering.


Om matchning inte ger träff, läggs importposten till som en ny post i FFB:s biblioteksregister.

Sigler och import

FFB:s automatchningsrutiner är helt beroende av att sigler inom en sigelgrupp är unika. Om namnkollision uppstår vid biblioteksimport, kan importprogrammet inte hantera detta, utan sparar information om problemet i en loggfil och överlåter åt användaren att hantera problemet manuellt i efterhand. Namnkollisioner kan t ex uppstå, om en användare manuellt lagt till en sigel i gruppen Libris och den sigeln kolliderar med sigel som används för annat bibliotek i Libris biblioteksregister. Namnkollision kan också uppstå om Libris återanvänder sigel som tidigare använts av annat Librisbibliotek.  

Sigelkollisioner vid import från Libris biblioteksregister Innehåll  Index

Två svårupptäckta och försåtliga fel i FFB:s program för import av Libris biblioteksregister, kan om man har otur, medföra att sigelregistret som styr import till rätt bibliotek i biblioteksregistret, blir förvanskat och sigler knutna till fel bibliotek. Importprogrammet har funnits och använts i flera år innan problemet upptäcktes (i mitten av september 2009). Fr o m FFB version 5.13 (och noga taget, fr o m modulversion 1.0.0.2 eller högre av importprogrammet) är felen rättade. Emellertid kan ditt bibliotek ovetandes ha blivit drabbat innan ni börjat använda den rättade versionen.

I den rättade versionen av importprogrammet, görs alltid en kontroll av att inga uppenbara felkopplingar av sigler existerar, innan den egentliga importen tillåts starta. Om en eller flera felkopplade sigler upptäcks, sker ingen import. Du uppmanas istället att rätta manuellt och därefter starta import på nytt.

Vanligtvis kan problemet med felknuten sigel rättas genom att sigeln helt enkelt raderas. När man sedan importerar kommer också den raderade sigeln att importeras och knytas till rätt bibliotek.

Vill det sig illa, kan de felkopplade siglerna vara många. Att manuellt radera felkopplade sigler i huvudmodulens ordinarie rutiner för underhåll av biblioteksregistret blir mycket tidsödande och omständligt. Därfär har en särskild rättningsrutin lagts till i importprogrammet. Nedan följer anvisningar och exempel på hur du använder den.

Om förhandskontrollen hittar fel i sigelkopplingarna i FFB, sker ingen import. Istället får du en rapport liknande den som visas nedan, samt uppmaning om att rätta felen manuellt. Eftersom fel av liknande art kan uppstå av andra orsaker än det beskrivna programfelet ovan, vore det vanskligt att låta systemet göra en automatisk rättning. Alltså måste du manuellt gå igenom alla de kolliderande siglerna (de kan vara få eller många) och göra bedömningen av om sigeln bara kan tas bort, eller om felet verkar vara mera komplicerat. Fel av denna typ kan givetvis också uppstå p g a användarmisstag.

Vid förhandskontrollen samlas alla upptäckta fel i en databastabell, för att i efterhand möjliggöra bekväm rättning. Nedan följer skärmdumpar som beskriver hur du hittar rättningsrutinen och använder den.


När alla fel är rättade, gör du om importen på nytt