Hålla FFB-systemet vid god vigör Innehåll  Index

De flesta databaser behöver någon form av återkommande underhåll. Så är fallet även med databasen i FFB.

För att rutinmässigt underhålla databasen i FFB skall du med lämpliga intervall köra rutinen Periodisk systemvård som du startar från FFB:s startmeny. Vad som utförs framgår av startmenyn. Hur ofta? Det är upp till varje användare att finna ett passande intervall, men en gång i månaden kan nog passa de flesta användare. Eftersom rutinen kräver exklusiv tillgång till databasen, kan den inte köras när som helst, utan man får försöka hitta en lämplig tidpunkt som inte stör det normala fjärrlånearbetet. Det innebär också att om ni är mer än en arbetsgrupp som delar på ett FFB-system så gäller denna exklusivitet mot alla arbetsgrupperna.

 
Ta bort avslutade ansökningar från låneregistret (Arkivera) Innehåll  Index
 

Avslutade låneansökningar och kopiebeställningar ligger kvar i låneregistret tills de blir arkiverade. För att en ansökan skall betraktas som avslutad skall den vara:

För att arkivera, startar du Arkivering av avslutade ansökningar från startmenyn (Systemadministrativa rutiner | Arkivering av avslutade ansökningar). I arkivet ligger alla ansökningar kvar tills du slutarkiverar eller helt enkelt bara slutgiltigt raderar arkiverade ansökningar som är så gamla att de inte behöver kunna sökas fram längre.

OBS! VIKTIGT! Medan arkivering pågår, hålls låneregistret låst. Det innebär att övriga användare inte kommer åt att göra någonting som förändrar låneregistret, t ex skapa nya ansökningar i FFBWebb. Observera också: Om ditt FFB-system delas av flera arbetsgrupper, så sker arkiveringen gemensamt för alla grupper, så om du t ex delar FFB med användare på annan ort, bör även dessa vara införstådda med tidpunkt och principer för arkivering.

Du får då fram följande arkiveringsdialog på skärmen

Arkivering innebär lagring av uppgifter om en ansökan precis som den ser ut när arkiveringen sker. Det innebär t ex att uppgifter som i låneregistret endast lagras som referenser till andra tabeller, lagras direkt som text i lånearkivet. Svårt att förklara begripligt, vi får ta ett exempel: Om ansökan nr 1234 gäller ett lån från Falu lasaretts bibliotek och informationscentral så kommer denna uppgift att lagras i arkivet. Om Falu lasaretts bibliotek och informationscentral senare byter namn till Medicinska biblioteket vid Falu lasarett och vi ändrar i vårt biblioteksregister så kommer det nya namnet omedelbart att avspeglas i låneregistret men ändringen påverkar inte nyssnämnda ansökan. Sak samma gäller även kostnadsställen och kunder

 
Arkivunderhåll - slutarkivering eller slutgiltig radering Innehåll  Index

Arkivet över avslutade ansökningar kan/bör inte tillåtas växa i det oändliga. Det kostar tid och utrymme i onödan. Därför finns fr o m version 5.1.2 möjlighet att slutarkivera eller att slutgiltigt radera gamla poster i ansökningsarkivet.

Du kan snabbt få en överblick över hur många riktigt gamla ansökningar som finns i arkivet genom att göra följande:

För att slutarkivera eller bara slutgiltigt radera för gamla ansökningar, gör följande från arkviveringsrutinen

Varför slutarkivera istället för bara radera? Avgörandet är ditt. Att slutarkivering överhuvudtaget finns som alternativ, beror på att det kostat tämligen lite jobb att åstadkomma alternativet och att slutarkiven i komprimerad form kommer att ta tämligen liten plats i anspråk. Tänkbara ändamål för slutarkiven skulle kunna vara statistik, underlag för forskning, underlag för beläggningsdatabas o dyl.  
Återsöka arkiverade ansökningar Innehåll  Index

Låneansökningar och kopiebeställningar som avslutats och avlägsnats från låneregistret genom arkivering, är fortfarande sökbara. De är dock endast sökbara för läsning, de kan inte längre ändras.

Sökning i arkiverade ansökningar kommer du åt på följande sätt: Från huvudmodulens huvudfönster välj meny Visa | Arkiverade ansökningar... Då aktiveras en sökdialog i vilken du kan välja bland flera alternativa metoder för att söka efter en arkiverad ansökan. Se skärmdumpsekvens nedan.



Som framgår av skärmdump ovan, kan du välja att söka på: