I flera olika sammanhang i FFB behöver du ange vilken kund (låntagare) som skall gälla, t ex vid manuell nyinläggning av låneansökan, nya ansökningar via FFBWebb, vid skapande av letafilter begränsat till viss kund mm. Oavsett sammanhang går knytning av kund till på likartat sätt:
Aktivera kundregistret i uppslagsläge genom att trycka F5 eller klicka på knapp med symbol för kund eller knapp märkt med texten F5 Kund

Om den sökta kunden saknas, får du nyinlägga kunden först och därefter välja den nyinlagda kunden.

Du kan nyinlägga kunduppgift från huvudmodulen samt också från Ffbwebb. Oftast sker nyinläggning i samband med att kund som skall knytas till ansökan, inte finns. I huvudmodulen kan du också öppna kundregistret enbart för visning, vård och inspektion. Från huvudmodulens huvudfönster väljer du Visa | Kunder... eller också trycker du på tangent Ctrl+K.

Oavsett vilken väg du väljer till kundregistret, så har du tillgång till nyinläggning

  Formuläret för uppdatering av kunduppgifter är detsamma oavsett om det gäller nyinläggning eller ändring, se översiktsbild nedan.

Formuläret är tämligen omfattande med särskilda flikar för telefon, epost och statistikkategorier. Exempel på innehåll i dessa flikar visas i bilder nedan.

Gör så här: I huvudmodulens huvudfönster, välj från meny: Visa | Kunder...

Sök fram den kund, vars uppgifter du vill ändra. Tryck därefter Ctrl+Enter eller välj från meny Data | Ändra...

Ändringsformuläret för kund aktiveras. Detta ser likadant ut och fungerar på samma sätt som nyinläggningsformuläret för kund. Självfallet kommer du också åt att ändra kunduppgifter när du aktiverat kundregistret i uppslagsläge för att knyta kund till ansökan eller "leta-filter"

Sök fram önskad kund. Klicka sedan på knappen Lån så utförs en automatisk Letafiltrering på den aktuella kunden, såvida kunden har några ansökningar knutna till sig

• Följ ansvisningarna för att söka fram ansökningar tillhörande viss kund
• Välj därefter meny: Visa | Skriv ut lista på ansökningar till skärm (...eller) ...till skrivare se skärmdumpar nedan

En kund i FFB kan tillhöra upp till 10 olika kategorier. När ditt system är nyinstallerat, har samtliga kategoier intetsägande namn som: Kategori 1, Kategori 2... etc. I allmänna inställningar kan du döpa om de kategorier du vill använda till namn som passar dina behov.

För att knyta en viss kund till en eller flera kategorier, aktiverar du kundens ändringsformulär och väljer fliken Kategorier (för statistik)

När kunden i fortsättningen knyts till en ansökan kopieras de valda kategorierna till ansökan, vilket utgör underlag för kategoriuppdelad beställningsstatistik. Den kategoriuppdelade kundstatistiken grundas alltså på de kategorier som kunden tillhör vid knytningstillfället.

När anökningar arkiveras, låses kategorinamnen till de namn som gäller vid arkiveringstillfället. Om du t ex har givit Kategori 1 rubriken Studenter och något år senare ändrar Kategori 1 till Studerande, så kommer de ansökningar som arkiverats före ändringen att fortsätta räknas som tillhörande kategorien Studenter, medan de som arkiveras efter ändringen låses till rubriken Studerande

I FFB kan du skapa påminnelser gällande kunder (t ex att en kund slutar sin anställning i din organisation, ändrar adress, byter avdelning etc). (Du kan också på liknande sätt skapa påminnelser angående låneansökningar. (Läs mer...)

Gör så här för att skapa påminnelse angående viss kund: Sök fram kunden. I kundregistret välj från meny: Data | Påminnelse/bevakningsuppdrag

Nu skall du på skärmen få fram dialog för att skapa påminnelse ang kund. Se skärmdump nedan.

När påminnelser ang kund aktiveras görs detta på samma sätt och med samma utseende som gäller för påminnelser ang ansökningar

Om du önskar att koppling av ansökan till viss kunduppgift skall förstöras när beställning avslutats, har du följande möjligheter att påverka systemet:

• Vid periodisk systemvård
• Vid arkivering

Hur ditt FFB-system skall agera, bestämmer du i allmänna inställningar.

Gör så här för att ändra inställningar för hur ditt system skall agera med kunduppgifter på avslutade ansökningar:
Aktivera allmänna inställningar.
Välj Arbetsgruppsinställningar | Övriga gruppspecifika inställningar
I inställingsdialogen välj sedan Inställningsgrupp: Kundintegritet/sekretess
Du får då fram en inställningsdialog liknande den som följer nedan:

Gå vidare genom att klicka på knappen som symboliseras med ... så kommer du till inställningsdialogen för koppling kund - ansökan.

När FFB-systemet använts under en längre följd av år, uppstår behov av att från kundregistret rensa ut kunder/låntagare som inte längre är aktiva. För att utföra detta finns en särskild rutin som låter dig be systemet om förslag på kunder att ta bort.

Hur håller systemet reda på när en kund/låntagare senast var aktiv? Varje gång massraderingsrutinen körs, inleds körningen med att för varje kund sålla fram den ansökan som är knuten till kunden och som har det högsta registreringsdatumet. Detta datum sparas på resp kundpost om det är högre än det datum som ev finns sparat på posten sedan tidigare. Samma rutin utförs också varje gång arkivering av ansökningar görs, för att senaste aktivitet skall finnas registrerad, även om ansökan försvunnit från låneregistret.

Så här gör du för att utföra massradering av kunder:
Från Startmenyn välj: Systemadministrativa rutiner | Databasverktyg
I databasverktyget väljer du sedan meny Arkiv | Kundregister - massradering av inaktiva kunder varpå systemet först kommer att uppdatera kundregistret med datum för senaste aktivitet (dvs registreringsdatum för den ansökan som är knuten till kunden och som har högsta datumet). Uppdateringen kan ta tid om du har stora register. När uppdateringen kört klart, läggs en dialog ut i vilken du kan välja antal år som föreslagna kunder skall ha varit inaktiva.



Om någon undrar varför namnen i bilden ovan, är övermålade, så beror det på att bilden är tagen från ett skarpt system med verkliga personer.