FFB - Skapa nya låneansökningar

Skapa nya låneansökningar i FFB Innehåll Index

Nya ansökningar skapas oftast genom import från någon av de stora fjärrlånetjänsterna som Libris eller Subito. För att skapa nya ansökningar den vägen, använder du programmodulen FfbWebb (fn endast stöd för Libris och Subito). Läs mer...

Andra ansökningar skapar du genom att hos vissa fjärrlånetjänster beställa på webb med vanlig webbläsare, kopiera av kvittens och klistra in kvittensen i Ffb:s nyinläggningsformulär. Läs mer...

Du kan även skapa nya låneansökningar i FFB genom att importera ansökningar från Libris fjärrlåns exportserver. I FFB behöver du använda denna möjlighet i första hand för att importera Libris låntagarbeställningar, men du kan också utnyttja denna importmöjlighet för övriga LF-beställningar, om du av någon anledning inte kan använda FFBWebb eller råkar missa att ta hem beställning skapad via FFBWebb. Läs mer om import från Libris exportserver

Manuellt skapade ansökningar Innehåll Index

Fjärrlåneansökningar vilka du inte kan/vill använda FFBWebb eller inklistring från klippbord för att skapa, måste du skriva in manuellt. Detta gör du i FFB:s huvudmodul med Insert eller via menyval enl skärmdump nedan.

FFB:s nyinläggningsformulär kallas fram

Skriv in uppgifter om önskad publikation, knyt kund, sigler (långivare, remisser) samt ev kostnadsställe till ansökan. Välj lämplig Förmedlare. (Förmedlare innebär egentligen vilken väg ansökan skall gå när den matas ut, om den alls skall matas ut, ordet i sig är en kvarleva från tidigare versioner av FFB när ordvalet var mera passande, eftersom det inbegrep ett antal numera nedlagda onlinetjänster såsom de fungerade före webbens tid).

När ansökan är ifylld, spara den med F10. Spara-knappen blir tillgänglig när nödvändiga uppgifter är inmatade i formuläret. Till dessa hör:

Kund
Tidskriftstitel (om formulär Tidskriftsartikel)
Arbete/publikation (om formulär Publikation i fritt format)
Titel (om formulär Monografi i detaljerat format)
Sigler (minst en sigel måste vara knuten till ansökan)

När ansökan sparats, ligger formuläret kvar på skärmen. Via en grön kvittenstext längst ned i formuläret, får du en bekräftelse på att beställningen sparats. Formuläret ligger kvar så att du kan skriva in flera ansökningar i följd. Uppgifter som ev kan återanvändas i nästa ansökan, ligger kvar i formuläret, se exempel nedan.

När du är klar med alla manuella nyinläggningar, stänger du nyinläggningformuläret med Esc. För att sedan få ut de nyinlagda beställningarna som epost, utskrifter etc, måste du aktivera utmatningsrutinen.

Nya ansökningar via FFBWebb Innehåll Index

Modulen FFBWebb har för närvarande stöd för att skapa nya ansökningar i Libris fjärrlån, Subito och Nosp. FFBWebb är ett windowsprogram med en inbäddad webbläsare (Internet explorer). I den inbäddade webbläsaren navigerar du i beställningssystemen Libris fjärrlån, Subito eller Nosp. Programmet bevakar vad som sker i Webbläsaren och tillhandahåller funktioner för att knyta kund, kostnadsställe mm till ansökan samt att importera ansökan till FFB när den är slutförd i fjärrlånetjänsten.

När du startat FFBWebb ansluter du till önskad tjänst genom att välja tjänst och klicka på Anslut i menyn. OBS! Om programmet "fastnar" på inloggningssida (eller om den aktuella tjänsten lagt till en extra sida som programmet inte känner till) går du lämpligtvis vidare genom att manuellt fylla i nödvändiga uppgifter och navigera vidare. Observera också att FFBWebb är mycket beroende av att känna till det exakta utseendet på beställningstjänsternas sidor. Om/när dessa ändra på väsentliga punkter måste FFBWebb också anpassas efter förändringarna och du kommer alltså att behöva en ny version av programmet.

Om allt fungerar normalt, sker inloggning automatiskt och webbläsaren stannar på respektive tjänsts förstasida. Härifrån navigerar du på vanligt sätt fram till beställningsläge. Du arbetar då enbart i webbläsardelen.

När du navigerat dig fram till beställningsläge, så beror det i viss mån på beställningstjänsten, hur du agerar beträffande beställningsformulär. Huvudregeln är emellertid att du använder FFB-formuläret för att mata in uppgifter, överallt där så är möjligt. FFB-formuläret vidarebefordrar inmatade uppgifter till beställningstjänstens formulär. Observera att FFB har olika formulär för tidskriftsartikel och övriga avsnittsbeskrivningar. Se nedan:

Exempel på beställning av bok i Libris fjärrlån.

När beställningsformuläret är färdigifyllt, går du vidare tills beställningen tills du får kvittens på beställningen. OBS! Viktigt att du knyter kund till beställningen innan du skickar, så slipper du problem. Du får då meddelande om att du kan importera beställningen. Gör det! Viktigt att du inte går vidare till annan sida, backar eller gör något annat i webbläsardelen förrän du importerat, för om du lämnar kvittenssidan så förlorar du importmöjligheten och detta går inte att reparera. Se också till att du inte backar tillbaks till kvittenssidan, programmet kommer att uppfatta det som att du har gjort en ny beställning.

Viktiga saker beträffande kvittenssida

Lämna inte kvittenssidan förrän du har importerat
Kund måste knytas innan du kan importera
Backa inte tillbaks till kvittenssida (kommer att uppfattas som att du har beställning oimporterad). Undvik överhuvudtaget att utnyttja webbläsardelens backningsmöjlighet annat än undantagsvis

Exempel på artikelbeställning i Libris

Beställningar i Subito eller Nosp går i princip till på samma sätt som i Libris fjärrlån. OBS! Endast databasen Serials via engelskt gränssnitt i Subito fungerar ihop med FFBWebb. I Nosp gäller att endast gränsnittet på norska fungerar ihop med FFBWebb.

Nya ansökningar via klippbordet Innehåll Index

OBS! Om du har brått och behöver importera via klippbordet: Klicka här för att få en bildbaserad guidning, steg för steg med exempel på hur du importerar en artikel från en igenkänd källa (i exemplet: fjärrlånetjänsten Elin/ILL). Motsvarande exempel-guidning för import från en icke igenkänd källa

Du kan hämta in fjärrlånedata via windows klippbord till FFB både från fjärrlånetjänster som FFB "känner igen" och från andra, icke igenkända tjänster. I aktuell version känner FFB igen artikelbeställningar från Elin/ILL, Bok- och artikelbeställningar från OCLC, Bekräftelsemail från Bibsys/NILL.

Att FFB "känner igen" innebär att inklistring med automatik fördelas till rätt inmatningsfält betr bibliografisk beskrivning samt vissa andra data som t ex Isbn/Issn, externt lånenummer m fl.

VIKTIGT!Om den aktuella fjärrlånetjänsten har ett fält för beställarens referensinformation, kan du skriva eller klistra in FFB:s interna id-nummer där, vilket avsevärt underlättar den kommande hanteringen med ankomst, retur mm. Observera att varje gång FFB:s nyinläggningsformulär kallas fram så tilldelas det nästa lediga Id-nummer. Om ingen beställning utförs kommer numret att ligga kvar som "ledigt" och tilldelas en annan ansökan istället. Orsaken till denna tilldelning i förväg, är just den att man i en extern okänd fjärrlånetjänst, skall kunna skriva in sitt eget beställningsnummer som referens.

Gör så här: I FFB:s huvudmodul, kalla fram nyinläggningsformuläret. I nyinläggningsformuläret trycker du Ctrl+K eller klickar på knapp enl bilden nedan

Tumregel för val av inklistringsknapp: Igenkänd källa, välj knappen för inklistring direkt i formuläret. Icke igenkänd källa, välj knappen för inklistring via Inklistringsdialogen. Men du väljer det som passar bäst för situationen.

Vid inklistring från okänd källa, läggs hela klippet i anteckningar och den bibliografiska beskrivningen ersätts med en standardfras.

För fler detaljer om inklistring från igenkänd källa se exempelguide för igenkänd källa
För fler detaljer om inklistring från okänd källa se exempelguide för okänd källa

Importera ansökningar från Bibsys/NILL bekräftelsemail Innehåll Index

Denna klippbordimport har utformats på ett i grunden annorlunda sätt än de de övriga, t ex Elin/ILL. Eftersom bekräftelsen kommer via epost till en förutbestämd adress, är det inte säkert att den som gör beställningen också kommer att vara mottagaren av bekräftelsen. Det finns heller ingen garanti för att bekräftelsen anländer omedelbart efter att beställning skett.

Bibsys-beställning som skall importeras till FFB skall därför göras i två steg:

Vid beställning reserveras en ansökan i FFB för att ta emot importen i ett senare skede. Reservationen resulterar i en signatur som läggs i klippbordet och som skall klistras in i Bibsys-fältet Bestillers lokale kommentar
När bekräftelsemejlet anländer från Bibsys, kopieras hela texten till klippbordet och klistras sedan in via en särskild inklistringsrutin i huvudmodulen. Via signaturen i Bestillers lokale kommentar kan nu FFB söka fram den reserverade posten och importera uppgifterna till den.

Detta innebär att den som gör beställningen inte nödvändigtvis också måste importera den. Importen kan göras senare, om så skulle behövas, flera dagar senare (poster som reserverats för senare import ligger kvar tills de importeras. Om import ej skett efter 30 dagar raderas de av den periodiska underhållsrutinen). Det viktiga för den som beställer är att inte glömma bort att klistra in signaturen i Bestillers lokale kommentar

Nedan följer steg för steg instruktion med skärmdumpsekvenser som visar exempel på hur rutinen används:

Beställ
Börja med att navigera dig fram till beställningsformuläret i Bibsys. När du sökt fram önskad publikation och fått fram beställningsformulär för den, växlar du till FFB:s huvudmodul, aktiverar nyinläggningsformuläret, knyter kund/låntagare till den beställning du skall göra i Bibsys, t ex så här:

När du klickat får du fram en dialog liknande den som följer nedan.

I nästa steg växlar du alltså över till Bibsys-formuläret och klistrar in signaturen från FFB.

Därefter kan du gå vidare och slutföra beställningen i Bibsys. Växla slutligen tillbaks till huvudmodulen och klicka på Fortsätt i reservationsdialogen.

Import
Observera att importen inte måste ske omedelbart när bekräftelsemailet anländer utan det kan ske vid senare, vid lämplig tidpunkt, t ex slutet arbetsdagen eller nästa morgon och all import kan utföras en och samma person oavsett om flera olika personer har utfört beställningarna. Så här går importen till:
Starta FFB:s huvudmodul och stanna kvar i huvudfönstret. Växla till din mailklient och markera och kopiera hela bekräftelsemeddelandet från BibSys/NILL.

Växla till Huvudmodulens huvudfönster och importera uppgifterna från meddelandet till den reserverade beställningen i FFB.

Om FFB inte hittar någon FFB-signatur i klippbordet, får du ett felmeddelande. Likaså om signatur hittas, men det inte finns någon post reserverad med det angivna lånenumret. Om detta inträffar, kan det bero på att du glömt kopiera markeringen till klippbordet (i så fall kan du snabbt rätta till saken), men det kan också bero på att beställaren glömt att reservera beställningsnumret eller glömt att klistra in signaturen i Bibsys. I det senare fallet återstår i så fall bara att skriva in beställningen för hand.

Utmatning av låneansökningar Innehåll Index

Alla låneansökningar som du skapar manuellt i nyinläggningsformuläret, får automatiskt en utmatningsflagga hissad. Undantag: Om förmedlare Svarta hålet har valts hissas inte utmatningsflaggan. Du kan också manuellt hissa utmatningsflagga på ansökningar som redan varit utmatade tidigare eller av annat skäl redan är inlagda men behöver matas ut. Med utmatningsflagga hissad blir ansökan markerad att den skall inkluderas när utmatningsrutin aktiveras. Hur utmatningen sedan går till och hur den formateras styrs av den förmedlare som är vald för respektive ansökan. Vissa ansökningar kommer alltså att styras till skrivare och formateras som Libris fjärrlåneblanketter, andra kan gå till epostens utkorg, och formateras enl reglerna för ArtMail etc, (Läs mer om förmedlare).

Ansökningar som importeras via FFBWebb eller tas in via klippbord blir automatiskt tilldelade förmedlaren Svarta hålet eftersom dessa ansökningar normalt sett redan är ivägsända.

Utmatning startar du från huvudmodulens huvudfönster, via meny eller med tangent Alt+U

I nästa steg får du en översikt över de ansökningar som ingår i utmatningen. Om allt är OK, går du bara vidare med F10. Här har du emellertid också möjlighet att ångra dig eller tillfälligtvis undanta en eller flera ansökningar som du inte vill ha med i utmatningen just vid detta tillfälle.

Beroende på vilka förmedlare utmatningen gällde, så har du förstås en del ytterligare efterarbete innan beställningarna går iväg. Fjärrlåneblanketter skall stoppas i kuvert, faxutskrifter skall faxas. På samma sätt är det med det som går via epost. Ansökningarna läggs i utkorgen i FFBMail men du eller någon annan användare måste utföra själva skickandet. Det sker inte med automatik.

Förmedlare i FFB version 5 Innehåll Index

Vad menas med förmedlare i FFB? Ordet i sig är en kvarleva från den tid när onlinebeställningar innebar att man skrev in sina belagda beställningar i en terminal istället för att stoppa dem i kuvert och skicka dem med post. Vad FFB på den tiden tillhandahöll, var att vid sidan av att mata ut beställning på blankett även samla ihop och skicka beställningar skapade i FFB via sådana terminalbaserade onlinetjänster och därvid konvertera format enl resp tjänst krav, t ex ARTTel vid BL, online order vid dåvarande MIC, Spriline order till dåvarande Spri:s bibliotek etc. För att mångåriga användare av FFB skall "känna igen sig" har ordet "förmedlare" behållits trots att "utmatningsmetod" eller "utmatningsformat" idag kanske vore mera adekvata benämningar.

Förmedlare i FFB innebär egentligen utmatningsmetod eller utmatningsformat. Nedan redovisas hur de tillgängliga förmedlarna i FFB5 fungerar

LF-blankett. Utmatning till skrivare för utskrift på Libris fjärrlåneblankett. Utmatningen går via Dos-kommandot Print. Utskriften är avsedd att fungera med genomslagskopia, varför matrisskrivare för Dos förutsätts.
LF-Mail. Utmatning till epostens utkorg. Formatet liknar det som används i LF-blankett ovan.
Artmail. Utmatning till epostens utkorg. Formatet följer de regler som gäller för tjänsten Artmail vid British Library. För att utnyttja denna förmedlare förutsätts att man har skaffat konto och lösen hos Bristish Library. Dessa uppgifter (Artmail code number, Artmail password måste finnas angivna i Allmänna inställningar, inställningsgrupp Förmedlarspecifika inställningar. Vid ARTMail-överföring av beställningar, används FFB:s interna beställningsnummer även som ARTMail-nummer. För att beställningarna skall godtas av BL, måste man också anmäla att automatisk generering av beställningnummer skall undertryckas på det aktuella BL-kontot. (Användare som uppgraderar från tidigare version av FFB och har använt ARTMail i den behöver inte anmäla något utan det är bara att fortsätta som tidigare.)
Svarta hålet. Innebär att ansökan inte skall matas ut. Denna förmedlare tilldelas automatiskt på ansökningar som importeras via FFBWebb eller via klippbordsrutinen, men den kan också komma till användning vid manuell nyinläggning, t ex för något som redan beställts per telefon eller på annat sätt, men inte finns registrerat.
Fax. Utskrift till skrivare, A4-papper. I utskriftens topp anges faxnummer till mottagaren (om sådant finns registrerat).
FFB-Terkko. Utmatning till epostens utkorg. Formatet är utarbetat efter förebild från TERKKO i Helsningfors. Ledtexter på engelska.
Användardefinierade ansökningar. Utöver ovanstående systemdefinierade förmedlare kan också väljas förmedlare vars utmatning och formatering styrs av de mallar som respektive användare har möjlighet att definiera. Exempel på användning är för att skicka ansökningar inom den egna organisationen (kliniker, institutioner, avdelningar). Läs mer om användardefinierade ansökningar...

Du kan i allmänna inställningar ställa in vilken förmedlare som alltid skall föreslås, när du öppnar nyinläggningsformuläret.