Sökning i FFB

Sökmetoder i FFB Innehåll Index

Att söka är en mycket frekvent arbetsuppgift i FFB. Därför har omsorg lagts på att göra sökandet så enhetligt och smidigt som möjligt oavsett vad man söker. I FFB skiljer vi på söka och leta. Med söka avses en snabb och smidig metod för att hitta ett särskilt objekt (ansökan, kund, bibliotek, kostnadsställe). Med leta avses en omständligare metod för att hitta ett urval poster som uppfyller kombinationer av villkor. I aktuell version finns leta endast för ansökningar, medan diverse sökmetoder finns för alla de nämnda registren.

Sökning och vyer, frassökning och ordsökning Innehåll Index

Alla registren i FFB visas som vyer. Vyer innebär att registret ordnas efter ett visst fält och att detta samtidigt också utgör vad som för tillfället är sökbart. Vyer hanteras på likartat sätt oavsett register (t ex växlar man till nästa vy med Ctrl+Mellanslag). Däremot skiljer sig förstås de olika registren åt, när det gäller vad som är sökbart.

De olika vyerna ger, med några undantag, tillgång till frassökning (man måste alltså veta vad innehållet i det sökta fältet börjar på) med högertrunkering. Undantagen är följande:

Ordsökning i låneregister och biblioteksregister innebär matchning på enskilda ord i innehållet istället för matchning från fältets början (fritextsökning). I låneregistret söker man på ord i dokumentbeskrivning. (Du kan också ordsöka/fritextsöka i låneregistrets anteckningsfält via Letarutinen). I biblioteksregistret söks på alla ord som förekommer i namn eller i något av adressfälten. Om flera ord skrivs in läggs ett osynligt booleskt och mellan dem. Ordsökning kan högertrunkeras ordvis med asterisk. T ex kan en sökning i biblioteksregistrets vy Ordsök på sjuk* västervik ge träff på Västerviks sjukhus. Biblioteket
Sökning på FFB:s interna lånenummr (Idnr) högertrunkeras ej, utan kräver exakt matchning
Sökning på kontrollerat externt lånenr, t ex Libris och Subito kräver också exakt matchning för träff

Låneregister

Kundregister

Biblioteksregister

Kostnadsställeregister

Autosök Innehåll Index

Till samtliga sökrutor finns möjlighet att aktivera autosökning via kryssrutan Auto. Autosökning innebär att sökning utförs så snart någonting skrivs i sökrutan eller någonting tas bort från den. Detta kan vara mycket bekvämt och smidigt i en miljö där databasåtkomsten hela tiden är mycket snabb. Är däremot åtkomsten till databasen långsam, så blir det irriterande att sökning utförs för varje bokstav som skrivs, eftersom systemet då inte hinner ta emot inmatningen lika snabbt som man skriver. I allmänna inställningar, inställningsgrupp Övrigt/diverse, inställningspunkt Autosökning PÅ vid start kan du ställa in så att autosökning alltid är på när huvudmodulen startas.

Automatiskt fokus till sökruta

Om du befinner dig i någon av FFB:s sökvyer och trycker på en bokstav eller siffra, så verkar det troligt att du egentligen vill skriva in sökargument, även om du nu råkade ha inmatningspunkten i rutnätet. Därför sätts fokus till sökrutan om den inte redan har fokus, när en siffer- eller bokstavstangent trycks ned. Dessutom läggs förstås den bokstav eller siffra du skrev, till i slutet av sökrutan.

Leta fram låneansökningar som uppfyller ett eller flera villkor Innehåll Index

Utöver sökmetoder för att snabbt och bekvämt hitta en viss låneansökan, finns i FFB också en särskild rutin för att filtrera fram ett urval ansökningar som uppfyller en viss kombination av villkor. Hur hittar man då denna Leta-rutin? Du utgår från huvudmodulens huvudfönster, se vidare skärmdumpar nedan.

Du kommer då till FFB:s formulär för att skapa ett filteruttryck.

Här kan du skapa urval enl ett stort antal kombinationer av villkor. Filteruttrycket skapar du genom att kryssa i fält/begrepp som skall ingå i uttrycket. När du kryssar i ett fält så får du också möjlighet att ange vilket värde som skall gälla för fältet. Inmatningskontroller visas till höger om fältlistan, för det fält som du aktiverat. Inmatningskontrollerna varierar beroende på vilket värde som skall anges. Många fält är av Ja/Nej-karaktär och då är alltid ett standardvärde redan valt (oftast Nej). Andra är av uppslagskaraktär, t ex kund, bibliotek medan ytterligare andra är enkla textvärden, numeriska värden, datumvärden.

När ditt filteruttryck är färdigbyggt, aktiverar du sökning med F3. Om du ångrar någon del i ditt filteruttryck, så avkryssar du bara just det fältet så kan du återanvända återstoden av uttrycket.

Ditt filteruttryck ligger kvar i formuläret under din session. Om du vill skapa ett helt nytt uttryck kan du med ett kommando, avkryssa alla fälten (knappen Nollställ). Vad är det för skillnad på Nollställ och Rensa undrar du kanske? Skillnaden är att Nollställ enbart avkryssar alla kryssrutorna för filtervillkor, medan Rensa även nollställer alla ev inmatade villkor.

Återanvända frågor. Spara. Observera att du kan spara en Leta-fråga för att återanvända den vid senare tillfälle. Datumvärden sparas relativt dagens datum när frågor sparas, övriga värden sparas med sina faktiska värden. Undantaget för datum görs för att det faktiska datumvärdet tämligen snart skulle göra frågan irrelevant. Nedan följer exempel på förfarandet för att spara en fråga.
I exemplet vill vi få fram vilka lån som ankommit men ej blivit avhämtade 7 dagar efter ankomst, så att vi kan påminna de kunder som berörs. (Denna fråga blir förstås meningslös för användare som tillämpar automatisk kvittering i samband med ankomst).

När du klickar på spara får du först en fråga om du vill lägga till den aktuella frågan som en ny fråga eller om du vill skriva över en tidigare lagrad fråga. Det senare alternativet väljer du t ex när du sparat en fråga men vill ändra dess definition. Då definierar du om frågan och väljer sedan att spara på det redan använda namnet.

Återanvända frågor. Ladda. Observera att du kan återanvända sparade frågor på flera sätt. Från Leta-menyn kan du ladda och utföra fråga direkt. I Leta-dialogen blir frågan endast laddad och du får själv klicka på Sök för att den skall utföras. Att ladda frågor från Leta-dialogen är därför lämpligt när du vill modifiera frågan något innan den körs. Nedan följer exempel på laddning av fråga:

Frågans definition laddas då in i Leta-dialogen och du får därmed också möjlighet att modifiera definitionen innan du kör frågan.

Skötsel/underhåll av sparade leta-frågor

Hur tar man bort oönskade Leta-frågor eller ändrar dess egenskaper? För att inte belasta huvudmodulen med resurskrävande gränssnittstillägg som bedöms användas mycket sällan, är dessa uppgifter utflyttade till Inställningar. Här följer kortfattad instruktion för hur du hittar och använder dessa rutiner:

Från Startmenyn välj Systemadministrativa rutiner | Allmänna inställningar
I Allmänna inställningar välj meny Globala inställningar | Sparade letafilter...

Nu kommer ett rutnät med dina sparade frågor att visas. Under rutnätet finns ett formulär för att ändra vissa av frågans egenskaper. Markera den fråga du vill ändra eller radera och klicka sedan på knappen Ändra eller Radera. När du klickat på knappen Ändra blir knapparna och inmatningsfälten i formuläret nedanför rutnätet tillgängliga. Utför ändringar och klicka sedan på antingen Spara eller Avbryt.

Specialsök för ankomst, retur och kvittering Innehåll Index

När du ankomstregistrerar, returregistrerar eller kvitterar många ansökningar i följd, kan det vara bekvämt att få registreringsformuläret aktiverat direkt på sökträff. Detta kan du åstadkomma vid sökning på FFB:s interna idnr eftersom dessa är unika, så att en träff alltid är rätt. Så här ställer du in idnr-sökning så att aktiv registreringsrutin aktiveras automatiskt vid träff på FFB idnr. I huvudmodulens huvudfönster väljer du meny: Sökning | Träff på FFB lånenr startar aktiv rutin såvida detta menyval inte redan är förbockat. I allmänna inställningar, inställningsgrupp Övrigt/diverse inställningspunkt Autoaktivera ankomst/retur... kan du ställa in så att detta beteende är på när du startar huvudmodulen.