Import av kunduppgifter kan göras från externt databassystem, t ex ditt lokala bibliotekssystem, under vissa förutsättningar (Läs mer). För att importsystemet skall fungera, måste det konfigureras specifikt för varje installation (Läs mer). Ett tecken på att ditt system är konfigurerat för import av kunduppgifter är att röd varningstext saknas i startmenyns detaljpresentation när du aktiverar menyvalet Import av kunder och att namn på källsystemet för importen, visas i startmenyn (Med källsystem menas här alltså det externa system som kunduppgifterna hämtas ifrån, t ex låntagarregistret i Mikromarc)
Om ni skall importera kunduppgifter från ett externt system, är det lämpligast att börja med detta när FFB-systemet är nyinstallerat och dess kundregister helt tomt. Under de förutsättningarna är det lättare att undvika ni att få dubbletter i FFB:s kundregister
Om ni startar med kundimport efter att ni använt FFB en tid, och har kunduppgifter inlagda i FFB måste ni vidta särskilda åtgärder för att undvika att dubblettkunder uppstår vid import. Detta kan ni göra om källsystemet har en unik publik identifikation för kunden (t ex lånekortnummer el motsv). Detta nummer måste ni manuellt lägga in på varje kund i FFB som också finns i källsystemet. Uppgiften lägger ni i FFB:s kundfält Externt kundnr. Uppgiften måste vara identiskt lika med uppgiften i källsystemet.
När en kundpost väl blivit importerad i FFB binds den till källsystemet genom att källsystemets unika idnr lagras i FFB:s kundregister. Vid alla framtida importer så kommer poster bundna till källsystemet, att skrivas över vid import. Om t ex lånekortnumret skulle ändras på en redan importerad post (t ex för att låntagaren tappat bort sitt kort) så kommer FFB-postens externa kundnummer att skrivas över med det nya lånekortnumret (men bara på poster som tidigare blivit importerade och därmed erhållit den hårda bindningen till källsystemet
Grundidén med att importera kunduppgifter från externt system är att uppgifterna i princip skall underhållas på en plats. När nya kunder tillkommer eller uppgifter ändras på befintliga kunder, skall du alltså inte lägga till eller ändra i FFB. I stället skall du lägga till eller ändra uppgifterna i källsystemet (t ex Mikromarc:s kundregister) och därefter kör du en import av senaste ändringar för att få in de nya uppgifterna i FFB. Om du ändrar uppgifterna i FFB och sedan importerar, riskerar du att få dina ändringar överskrivna. Importerade kundposter i FFB låses mot redigering (bortsett från vissa typiska FFB-fält) så att du inte skall redigera av misstag. Du kan dock låsa upp och redigera men får då också ta risken för överskrivning vid nästa import.
Från startmenyn väljer du Kundimport allt om du vill göra en fullständig import (kan ta tid, men detta alternativ måste du förstås välja första gången du importerar). Om du endast vill importera det som förändrats sedan föregående import (går betydligt snabbare) väljer du från startmenyn Kundimport senaste ändringar.
Importen kan ske medan övriga delar av FFB är i drift. Det är alltså inte nödvändigt att övriga användare loggar ut. Om en annan användare har en FFB-kundpost låst för redigering, kommer den posten inte att kunna importeras. Om detta händer, får du ett meddelande om detta när importen avslutats. Det kan då vara lämpligt att Importera allt vid en tidpunkt när ingen annan använder FFB för att tvinga fram import av den missade posten
Om du importerar kunduppgifter till FFB kontinuerligt, kommer du troligtvis att råka ut för dubbletter. Av detta skäl finns en särskild dubbletthanterare i kundimportprogrammet. Så här aktiverar du den: Från startmenyn välj Kundimport interaktivt. I importprogrammet välj meny Arkiv | Hantera dubbletter i kundregister
Dubbletthanteringsrutinen låser FFB:s låneregister och kundregister. Du bör därför välja att arbeta med denna rutin när andra användare är inaktiva. (andra användare kan söka i nyssnämnda register, men inte ändra något. Om annan användare har en post i kundregister eller låneregister öppen för ändring, kommer du inte att kunna starta Dubbletthanteringsrutinen)
Lägg de kundposter du vill slå samman, i dubblettkorgen, markera den kund du vill behålla
När du klickar på Slå samman dubbletterna flyttas alla ansökningar knutna till de icke-valda kundposterna över till den valda kundposten. Därefter raderas de icke-valda kundposterna