Import av biblioteksdata från FFB4 till FFB5

I FFB5 är det mycket viktigt att biblioteksregistret är så komplett som möjligt samt att de registrerade biblioteken är unikt identifierbara, för att samverkan med Libris fjärrlån skall flyta smidigt. Därför levereras FFB 5 med ett biblioteksregister som skall matcha merparten sigler som förekommer i Libris fjärrlån. Registret bygger på uppgifter från Libris biblioteksregister, men har kompletterats med landkoder, länder samt ytterligare uppgifter som krävs för körning av FfbWebb.

Eftersom FFB4 tillåter dubbletter i biblioteksregistret och inte har någon kontroll över förekommande sigler, går det inte, att med gott resultat maskinellt matcha in biblioteksuppgifter till FFB5. I FFB4 har man faktiskt varit tvungen att lägga upp dubbletter i biblioteksregistret, om man önskat styra mer än en sigel till visst bibliotek. I FFB5 är sigler frikopplade från biblioteksregistret, vilket möjliggör att en bibliotekspost kan vara knuten till i princip hur många sigler som helst. För att möjliggöra unik identifiering via sigel och ändå kunna tillåta att samma beteckning kan förekomma för olika bibliotek, har siglerna delats in i olika grupper. Inom varje grupp får en viss sigel förekomma endast en gång, men det finns inget hinder för att samma beteckning förekommer i olika grupper. Anledningen till denna konstruktion, är att det skall gå att på ett säkert sätt, automatiskt matcha en ansökan mot biblioteksregistret via en sigel, utan att hela konstruktionen faller samman om det tillkommer en ny fjärrlånetjänst som råkar använda samma sigelbeteckning för ett helt annat bibliotek.

Biblioteksregistrets nya struktur medför problem när det gäller att föra över biblioteksuppgifter från FFB4 till FFB5. Det finns inget säkert sätt att maskinellt matcha in det lokala FFB4-registret mot det biblioteksregister som levereras med FFB5. Helautomatiska lösningar kommer definitivt att medföra problem, antingen med dubbletter eller saknade/felaktiga sigler när beställningar görs i Libris fjärrlån via programmet FFBWebb. Helautomatiska alternativ finns men rekommenderas ej.

Följande alternativa lösningar erbjuds användare som uppgraderar från FFB4:

1. Manuell matchning. Ett specialutvecklat program ger användaren möjlighet att post för post, ta ställning till om import skall ske såsom tillägg eller överskrivning eller inte alls. Denna metod tar tid men är den som absolut rekommenderas i första hand. Den behöver inte utföras vid ett tillfälle utan arbetet kan delas upp på många olika tillfällen efter att FFB5 har tagits i drift. Beskrivning av hur den går till följer längre ned.
2. Inmatchning mot sigelgruppen FFB4/import. Alla poster från FFB4-registret matchas mot sigelgruppen FFB4/import i FFB5 (denna grupp kommer att vara helt tom när systemet är nyinstallerat). Om träff, skrivs träffposten över av importposten (vilket alltså innebär att om samma sigel förekommer för olika bibliotek i FFB4-registret, blir det den sist importerade som kommer att gälla, övriga blir överskrivna), annars läggs den till. Kommer att medföra dubbletter, troligtvis i stort antal. Metoden rekommenderas ej, men finns som möjlighet för den som ändå så önskar
3. Inmatchning mot sigelgruppen Libris. FFB4-registret matchar sigel mot FFB5-registrets sigelgrupp Libris. Om träff, skrivs träffposten över med uppgifter från FFB4-registret. Om icke-träff, läggs uppgifterna i FFB4-registret till som ny post och sigeln läggs till i sigelgruppen Libris. Denna metod kan fungera ganska väl förutsatt att man har ett extremt välskött och aktuellt biblioteksregister i FFB4 i vilket man vinnlagt sig om att följa Libris sigler för alla bibliotek som förekommer i Libris samt att inte tillåta dubbletter i sigler som används av Libris. Metoden rekommenderas ej men kan ev ge ett hyggligt resultat med liten arbetsinsats, för användare med mycket välskötta biblioteksregister i FFB4.

Om man väljer någon av metoderna 2 eller 3 ovan, bör de helst utföras snarast möjligt efter installation. Det finns inga tekniska hinder för att utföra dem senare, men de negativa konsekvenserna av oönskad överskrivning blir svårare att hantera när systemet redan är i drift.

Observera också möjligheten av oväntade och oönskade effekter av överskrivning, när metod 2 eller 3 väljs. Eftersom FFB4 inte har några tekniska hinder för upprepning av sigel, kan dessa oönskade effekter uppstå, även om man har mycket bra och aktuella uppgifter i FFB4. Exempel: Sjukhusbiblioteket X har i sitt FFB4-register följande uppgifter:

• Sigel: B. Bibliotek: Statistiska centralbyråns bibliotek
• Sigel: B. Bibliotek: Barnklinikens bibliotek. X-stads lasarett

När rutinen för biblioteksimport från FFB4 körs, är det mycket info som skall rymmas på skärmen samtidigt. Välj därför att utföra arbetet från den maskin som har den största och bästa bildskärmen

Från Startmenyn välj: Systemadministrativa rutiner|Importera biblioteksuppgifter När programmet startat välj meny Import från FFB4 vilket kommer att se ut ungefär så här:

Om du nu har bestämt dig för att använda metod 1, börja då med att stänga av möjligheten att starta de båda andra metoderna, så riskerar du inte att de körs av misstag vid ett senare tillfälle. Välj alltså först alternativet Stäng av importalternativen 2 och 3...

Därefter väljer du återigen från menyn Import från FFB4 | 1. Importera biblioteksdata från FFB4, manuell inmatchning mot FFB5... Du får då en bild som liknar följande

I det vänstra fönstret visas poster från biblioteksregistret i FFB4. I det högra fönstret visas poster från biblioteksregistret i FFB5. När du startar programmet är det inställt på automatisk matchning av ort. Detta innebär att så snart du flyttar markören i importfönstret, så söks den aktiva importpostens postort automatiskt upp i det högra fönstret. Om orten ger träff, försöker programmet också att placera markören på den post i högra fönstret som matchar namnet i det vänstra fönstret.

Du kan välja andra fält (Namn, Sigel) för automatisk matchning också, men ort är en bra ingång eftersom den vanligen inte har så många varianter i skrivsättet.

Ditt arbete går alltså ut på att undersöka om det bibliotek du står i begrepp att importera, redan finns i FFB5-registret, och om så är fallet, avgöra om uppgifterna i FFB4 är bättre än de som finns i FFB5. I de grå avsnitten längst ned i resp fönster presenteras detaljinformation, som hjälper dig att avgöra om du skall skriva över posten i FFB5 med info från FFB4.

När du hittat matchande post i FFB5 eller konstaterat att importposten inte tycks återfinnas i FFB5 bestämmer du dig för åtgärd:

• Om posten redan finns i FFB5 och uppgifterna i FFB4 bedöms som bättre, väljer du Överskrivning med Ctrl+Enter eller meny Importoperationer | Skriv över FFB-post med importpost
• Om posten i FFB5 bedöms som den bättre, tar du bort importposten (så du slipper ta ställning till den på nytt) med Skift+Del eller meny Importoperationer | Ta bort utpekad importpost...etc
• Om importposten saknas i FFB5 och du bedömer informationen i importposten som värdefull lägger du till den med Insert eller meny Importoperationer | Lägg till utpekad importpost som ny
• Om importposten saknar matchande post i FFB5 men du ändå bedömer importposten som värdelös bör du ta bort den från importregistret med Skift+Del eller meny Importoperationer | Ta bort utpekad importpost...etc så att du slipper ta ställning till den på nytt, nästa gång du kör programmet.
• Märk att importoperationerna också finns som knappar strax under menyraden:
  
• Observera att du också kan göra en enklare manuell editering av FFB5-posten. Om t ex vissa uppgifter i FFB4 är bättre/utförligare än i FFB5, medan andra uppgifter tvärtom är bättre i FFB5 än i FFB4, aktiverar du lämpligen den manuella editeringen med Ctrl+Enter eller via meny Data | Andra (editera aktuell post manuellt) och skriver in de ändringar du önskar.

Detta sätt att importera tar förstås tid, men blir samtidigt ett tillfälle att höja kvaliteten på ditt biblioteksregister. Observera också att arbetet kan delas upp i många etapper samt att det kan utföras medan andra delar av FFB är i drift.

Importrutinen stör inte övriga FFB-användare utom på en punkt: Biblioteksregistret hålls låst mot ändringar/tillägg av andra användare, medan importarbetet pågår. Det innebär att övriga användare kan söka och hämta information från biblioteks- och sigelregistren men de kan inte ändra eller lägga till information medan importarbetet pågår.

För att åstadkomma hög kvalitet på ditt jobb bör du begagna bibliotekariens naturliga misstänksamhet mot registeruppgifter och använda de manuella matchningsmetoderna när du misstänker att matchning kan finnas trots att automatiken inte ger något. Visa kommenterade exempel på arbete med biblioteksimportprogrammet