OBS! VIKTIGT! Ev överflytt av data från FFB4 måste utföras innan det nya systemet börjar användas
Ditt FFB 5 system är nu installerat och i princip klart att använda. Innan du börjar använda systemet bör du läsa följande instruktioner och genomföra de åtgärder som föreslås. Vissa åtgärder måste utföras för att delar av systemet skall fungera, andra är inte direkt tvingande, men mycket olämpliga att ignorera.
Skapa genvägar från arbetsstationer
Allmänna inställningar
Kontaktinformation/avsändarinformation/arbetsgrupper
Epost
FFBWebb - inloggningsuppgifter för fjärrlånetjänster
FFBWebb - inloggningsuppgifter för Libris fjärrlån
FFBWebb - inloggningsuppgifter för Subito
Uppgradering från FFB4
Generellt databasverktyg för Dbisam-databaser
Databasserver och serveradministration
Några saker att särskilt uppmärksamma:
De inställningar som måste finnas korrekt definierade redan från start gäller epost. Gör så här för att ändra inställningar (förutsätter att du befinner dig i startfönstret för allmänna inställningar):
Välj nu inställningsgrupp Epost. När du valt inställningsgrupp Epost får du upp ett rutnät med 3 inställningar. Den första av dessa måste du ändra om du skall kunna skicka epost via din epostserver. I rutan för Epostserver, adress skall du alltså fylla i adressen till den smtp-server som du använder för att skicka epost. Adressen kan anges med servernamn eller ip-adress. (Om du enbart kommer att använda alternativet Skicka via Outlook i FFBMail, kan du lämna rutan för epostserver tom). Port behöver du normalt sett inte ändra på. 25 är standardport för smtp. Om du vill skicka epost via Outlook, rekommenderas att du installerar gratisprogrammet ClickYes, för att få en smidigare hantering av säkerhetsspärrarna i Outlook. Adress till ClickYes är http://www.express-soft.com/mailmate varifrån du kan hämta gratisprogrammet.
Ytterligare en inställning du måste ändra innan du börjar använda
systemet är kontoinformation för ARTMail-tjänsten hos British Library. Om du
inte använder ARTMail-tjänsten kan du hoppa över detta avsnitt.
För att ändra så att du kan skicka ansökningar till BL, gör följande:
I listan inställningsgrupp, klicka fram Förmedlarspecifika inställningar
Skriv sedan in de värden som gäller för din(a) arbetsgrupp(er) i rutorna
Artmail code number och Artmail password. Kontrollera också att
adressen till Artmail är korrekt.
När du åtgärdat alla viktiga inställningar i Övriga gruppspecifika
inställningar bekräftar du ändringarna med klick på OK och
upprepar samma procedur för nästa arbetsgrupp (om ni har licens för flera
arbetsgrupper).
FFBWebb - inloggningsuppgifter för fjärrlånetjänster
FFBWebb använder du för att utföra beställningar i Libris fjärrlån samt för beställning
av artikelkopior i Subito. Innan du kan använda dessa tjänster måste du skriva in
dina inloggningsuppgifter för respektive tjänst.
FFBWebb - inloggningsuppgifter för Libris fjärrlån
Gör så här för att hitta inställningar för Libris fjärrlån:
OBS! VIKTIGT! Om du har licens för flera arbetsgrupper, måste du göra särskilda inställningar i FFBWebb för varje arbetsgrupp. Orsaken är att arbetsgrupper t ex kan ha olika sigler i Libris, resp olika konton hos Libris och Subito.
För att ställa in för annan arbetgrupp än den du loggat in som, måste du när det gäller
FFBWebb logga ut helt. Du stänger alltså startmenyn och startar den på nytt, väljer nu den
arbetsgrupp du skall göra inställningar för, och startar sedan FFBWebb.
Uppgradering från FFB 4
Om du inte har använt FFB före version 5, kan du
hoppa över detta avsnitt.
Om du uppgraderar från FFB version 4 är det troligt att du vill ha över så mycket data som möjligt från ditt gamla system. På grund av att FFB4 och FFB5 är byggda för olika operativsystem (Dos resp Win32), är möjligheterna till flytt av data från version 4 till version 5 ganska begränsade. Låneansökningar kan inte överföras. Dessa måste avslutas i det gamla systemet. Under en övergångsperiod får man alltså köra båda systemen. Alla nya ansökningar görs i det nya systemet. Alla ansökningar som påbörjats i det gamla systemet måste också avslutas i detsamma.
Vissa resurser går emellertid att importera från det gamla systemet till det nya. Det gäller följande register: Kundregister, kostnadsställeregister. Med vissa reservationer, även biblioteksregistret, mer om det nedan. Även lokaliseringsregistret för tidskrifter kan överföras till FFB5:s databasformat. För närvarande fyller detta register inte någon funktion i FFB5, men kan ev komma till användning i kommande versioner.
När det gäller överföring av data från biblioteksregistret finns ett antal svårigheter och begränsningar beroende på att modellen för biblioteksregister i FFB5 inte är kompatibel med den modell som används i FFB4, så att den faktiska importen till FFB5 måste göras manuellt post för post. Läs mer om svårigheterna med import av biblioteksregister och hur du kommer tillrätta med dem.
Här följer nu steg för steg instruktioner för hur du hämtar över data från FFB4
För att starta överföring av data från ditt FFB4-system gör följande:
I FFB5:s startmeny, välj Starta program | Systemadministrativa rutiner | Importera data från FFB 4.2
Du får nu fram ett fönster liknande detta
I fönstret ovan klickar du på Peka ut ditt Ffb4.2-system.... Du får då fram en
mappdialog i vilken du navigerar till ditt gamla FFB-systems huvudmapp och öppnar den mappen.
Stäng sedan mappdialogen med OK (OK-knappen blir tillgänglig när du pekar på en FFB 4.2-mapp).
När du pekat ut platsen att hämta data från blir knappen Hämta data fr Ffb 4.2...
tillgänglig. Klicka nu på den:
Du kommer nu till en sk "guide" i vilken du tar ställning till en sak i taget
och bläddrar till nästa eller tillbaks till föregående. Första sidan ser ut så här:
Bläddra igenom inställningssidorna tills du är nöjd med dina val. Viktigt att du väljer rätt, importen går inte att göra om eller ångra sedan den väl har startats.
När du bläddrat dig fram till sidan med knappen Starta importen och klickat igång den
utförs följande:
- först sker export av data från ditt gamla FFB-system till textformat
- därefter omvandlas textimporten till databas enl FFB5
- slutligen sker själva importen till kundregister resp kostnadsställeregister
När du avslutat överföringen av data från FFB4 får du inte göra om proceduren fler gånger, eftersom du då kommer att få dubbletter i alla registren du importerar. Därför kommer du att få en säkerhetsfråga om du försöker köra hämtning av data från FFB4 en gång till.
FFB5 har två alternativa lägen gentemot databasen, lokal databaskoppling resp client-server. Standardläget (som alltså är gällande på ett nyinstallerat system) är lokal databaskoppling, vilken inte kräver några extra åtgärder vid installation. Alltså, är det inte nödvändigt att sätta upp client-server-systemet för att kunna komma igång. Emellertid är det viktigt, att du som systemansvarig känner till att det finns, på vad sätt det skiljer sig från den lokala databaskopplingen, och vad som krävs för att sätta upp och använda det. Läs mer här om installation och skötsel av databaskoppling via databasserver