Fakturering - översikt över faktureringssystemet återgå

Terminologi: I systemet och i dokumentation används omväxlande fakturor och fakturaunderlag som benämning på de objekt som skapas. Nu är det så att det står användaren fritt att använda fakturasystemets produkter som originalfakturor eller som underlag för fakturor skapade i något annat system. Denna osäkerhet om den faktiska användningen avspeglas alltså i den osäkra terminologin.

Som ett delsystem i FFB ingår faktureringssystem. Detta fungerar enl följande:

• Varje ansökan som ankomstregistreras med ett faktureringsbelopp större än noll blir faktureringsbar
• När användaren bestämmer sig för att skapa fakturor, kommer fakturor att skapas för alla faktureringsbara ansökningar som inte redan blivit fakturerade
• Användaren kan i någon mån påverka vilka ansökningar som skall omfattas genom att sätta senaste anskomstdatum som faktureringen skall omfatta
• De fakturor som skapas riktas till kostnadsställe om sådant finns knutet till ansökan. Om kostnadsställe ej är knutet till ansökan, riktas fakturan istället till kunden
• På fakturan redovisas förutom själva kostnaden också FFB:s idnr samt början den bibliografiska beskrivningen (max 64 tecken), ankomstdatum. Om fakturan är riktad till kostnadsställe läggs även uppgift om beställare (FFB-kund) ut på varje fakturadetalj
• För att tillmötesgå särskilda behov hos en FFB-användare är det också möjligt att ställa in fakturasystemet så att information från låneansökans meddelandefält läggs ut i fakturan. Läs mer om denna specialinställning
• När nya fakturor skapas, sker en genomgång av låneregistret. Alla faktureringsbara ansökningar genererar en fakturadetaljpost. Alla fakturadetaljposter som är riktade till samma mottagare genererar i sin tur fakturaposter och de ansökningar som fakturan omfattar uppdateras med fakturanumret, och erhåller därmed status fakturerad. De genererade fakturorna ligger sedan kvar i systemet tills de raderas. De kan alltså skrivas ut eller inspekteras på skärm så många gånger man önskar
• När faktura skrivs ut, skapas den som ett worddokument, vars utseende styrs av mallen FakturaKstlle.dot om fakturan är riktad till kostnadsställe och av mallen FakturaKund.dot om fakturan är riktad till enskild kund

Skapa nya fakturor återgå

Hur ofta skall man skapa nya fakturor? Detta varierar förstås från användare till användare. En gång i månaden eller varannan månad torde vara ganska vanliga intervall.

För att skapa nya fakturor gör så här: Från startmenyn, starta programmet Fakturaunderlag. I programmets huvudfönster välj från meny Arkiv | Generera nya fakturaunderlag

Du kommer nu att få ta ställning till några dialogrutor innan genereringen startar.

Om du inte kryssat bort Visa sammanställning...etc enl ovan, kommer nu förhandsgransningsdialogen att visas, se exempel nedan

Som avslutning på fakturagenereringen erbjuds du skriva ut de fakturor som genererats.

Skriva ut fakturor återgå

I fakturasystemet skriver du vanligtvis ut fakturorna i samband med att de skapas, men du kan också gå tillbaka till gamla fakturor och skriva ut dem på nytt. När du skapat nya fakturor eller begär utskrift av redan skapade får du gå igenom några dialoger innan utskriften startar. För närvarande finns två typer av utskriftsmetoder tillgängliga:

• Fakturor skapas som dokument i Ms-Word
• Utskrift skapas i rapportgeneratorn Quick report

När du går vidare kommer ytterligare en dialog innan genereringen av worddokument startar.

Ändra utseende/layout på fakturautskrifter återgå

Fakturautskrifternas utseende styrs av wordmallar enl följande:

• Utskrifter riktade till enskilda kunder styrs av mallen FakturaKund.dot
• Utskrifter riktade till kostnadsställen styrs av mallen FakturaKstlle.dot

Båda mallarna hittar du i mappen WDots under FFB:s huvudmapp. (Var du hittar FFB:s huvudmapp framgår i dialogen Om... som du hittar under Hjälp i startmenyn.)

För att ändra i mallarna bör du:

1. Ta kopia på de ursprungliga filerna så att du kan återställa om dina ändringar går galet
2. Du bör förstås behärska tekniken att redigera i .dot-filer
3. Du bör begränsa dig till mycket enkla ingrepp, som att ändra stilstorlek, typsnitt o dyl
4. Vid behov av mera omfattande förändringar rekommenderas att du anlitar BiC eller Databib för att utföra dessa

För att tillmötesgå angelägna önskemål från en FFB-användare, har en nödlösning införts för att tillhandahålla en möjlighet att lägga extra referensinformation för fakturering, i ansökans meddelandefält. För att aktivera denna möjlighet, måste du ändra i Allmänna inställningar. Sök fram inställningsgruppen Fakturaunderlag. I denna inställningsgrupp, ändra inställningspunkten Faktureringsmodell enl Terkko till värde ja. Om du vill kunna använda meddelandefältet för andra uppgifter än fakturareferenser, kan du skriva in ett unikt prefix som alltid skall föregå fakturareferens när sådan skrivs in i meddelandefältet. Prefixet bör vara en teckensträng som är kort och som inte kan förekomma i fältet i annat sammanhang. Exempel: #F:. Om ett prefix är inställt, kommer uppgift från meddelandefältet att undertryckas i fakturan om prefixet inte påträffas. Om fakturareferens behöver samsas med annan uppgift i meddelandefältet, skriv då prefixet följt av fakturareferensen, sist i fältet t ex Brådskande! #F:Konto 123

När inställningen Faktureringsmodell enl Terkko är på använder systemet följande wordmallar istället för de ordinarie: FakturaKstlleTerkko.dot för fakturor riktade till kostnadsställe, FakturaKundTerkko.dot för fakturor riktade till kund. För ändring mm av mallar, se instruktioner för de ordinarie fakturamallarna.

Varning!. När fakturor genereras, kopieras information från låneregister till fakturadetaljer. Detta innebär att fakturor kan skrivas ut på nytt hur många gånger som helst även efter att den ansökan som fakturadetaljen refererar till, har arkiverats. Detta gäller dock inte den information som lagrats i ansökans meddelandefält. Den slås upp direkt i låneregistret, varje gång fakturunderlaget skrivs ut. Detta innebär att om underlaget skrivs ut efter att en eller flera refererade ansökningar har arkiverats, så kommer informationen från meddelandefältet att läggas ut blankt, eftersom den inte längre är åtkomlig.