Skapa nya låneansökningar i FFB återgå

Nya ansökningar skapas oftast genom import från någon av de stora fjärrlånetjänsterna som Libris eller Subito. För att skapa nya ansökningar den vägen, använder du programmodulen FfbWebb (fn endast stöd för Libris och Subito). Läs mer...

Andra ansökningar skapar du genom att hos vissa fjärrlånetjänster beställa på webb med vanlig webbläsare, kopiera av kvittens och klistra in kvittensen i Ffb:s nyinläggningsformulär. Läs mer...

Du kan även skapa nya låneansökningar i FFB genom att importera ansökningar från Libris fjärrlåns exportserver. I FFB behöver du använda denna möjlighet i första hand för att importera Libris låntagarbeställningar, men du kan också utnyttja denna importmöjlighet för övriga LF-beställningar, om du av någon anledning inte kan använda FFBWebb eller råkar missa att ta hem beställning skapad via FFBWebb. Läs mer om import från Libris exportserver

Manuellt skapade ansökningar återgå

Fjärrlåneansökningar vilka du inte kan/vill använda FFBWebb eller inklistring från klippbord för att skapa, måste du skriva in manuellt. Detta gör du i FFB:s huvudmodul med Insert eller via menyval enl skärmdump nedan.

FFB:s nyinläggningsformulär kallas fram

Skriv in uppgifter om önskad publikation, knyt kund, sigler (långivare, remisser) samt ev kostnadsställe till ansökan. Välj lämplig Förmedlare. (Förmedlare innebär egentligen vilken väg ansökan skall gå när den matas ut, om den alls skall matas ut, ordet i sig är en kvarleva från tidigare versioner av FFB när ordvalet var mera passande, eftersom det inbegrep ett antal numera nedlagda onlinetjänster såsom de fungerade före webbens tid).

När ansökan är ifylld, spara den med F10. Spara-knappen blir tillgänglig när nödvändiga uppgifter är inmatade i formuläret. Till dessa hör:

  • Kund
  • Tidskriftstitel (om formulär Tidskriftsartikel)
  • Arbete/publikation (om formulär Publikation i fritt format)
  • Titel (om formulär Monografi i detaljerat format)
  • Sigler (minst en sigel måste vara knuten till ansökan)

När ansökan sparats, ligger formuläret kvar på skärmen. Via en grön kvittenstext längst ned i formuläret, får du en bekräftelse på att beställningen sparats. Formuläret ligger kvar så att du kan skriva in flera ansökningar i följd. Uppgifter som ev kan återanvändas i nästa ansökan, ligger kvar i formuläret, se exempel nedan.

När du är klar med alla manuella nyinläggningar, stänger du nyinläggningformuläret med Esc. För att sedan få ut de nyinlagda beställningarna som epost, utskrifter etc, måste du aktivera utmatningsrutinen.

Nya ansökningar via FFBWebb återgå

Modulen FFBWebb har för närvarande stöd för att skapa nya ansökningar i Libris fjärrlån och i Subito. FFBWebb är ett windowsprogram med en inbäddad webbläsare (Internet explorer). I den inbäddade webbläsaren navigerar du i beställningssystemen Libris fjärrlån resp Subito. Programmet bevakar vad som sker i Webbläsaren och tillhandahåller funktioner för att knyta kund, kostnadsställe mm till ansökan samt att importera ansökan till FFB när den är slutförd i fjärrlånetjänsten.

När du startat FFBWebb ansluter du till önskad tjänst genom att välja tjänst och klicka på Anslut i menyn. OBS! Om programmet "fastnar" på inloggningssida (eller om den aktuella tjänsten lagt till en extra sida som programmet inte känner till) går du lämpligtvis vidare genom att manuellt fylla i nödvändiga uppgifter och navigera vidare. Observera också att FFBWebb är mycket beroende av att känna till det exakta utseendet på beställningstjänsternas sidor. Om/när dessa ändra på väsentliga punkter måste FFBWebb också anpassas efter förändringarna och du kommer alltså att behöva en ny version av programmet.

Om allt fungerar normalt, sker inloggning automatiskt och webbläsaren stannar på respektive tjänsts förstasida. Härifrån navigerar du på vanligt sätt fram till beställningsläge. Du arbetar då enbart i webbläsardelen.

När du navigerat dig fram till beställningsläge, så beror det i viss mån på beställningstjänsten, hur du agerar beträffande beställningsformulär. Huvudregeln är emellertid att du använder FFB-formuläret för att mata in uppgifter, överallt där så är möjligt. FFB-formuläret vidarebefordrar inmatade uppgifter till beställningstjänstens formulär. Observera att FFB har olika formulär för tidskriftsartikel och övriga avsnittsbeskrivningar. Se nedan:

Exempel på beställning av bok i Libris fjärrlån.

När beställningsformuläret är färdigifyllt, går du vidare tills beställningen tills du får kvittens på beställningen. OBS! Viktigt att du knyter kund till beställningen innan du skickar, så slipper du problem. Du får då meddelande om att du kan importera beställningen. Gör det! Viktigt att du inte går vidare till annan sida, backar eller gör något annat i webbläsardelen förrän du importerat, för om du lämnar kvittenssidan så förlorar du importmöjligheten och detta går inte att reparera. Se också till att du inte backar tillbaks till kvittenssidan, programmet kommer att uppfatta det som att du har gjort en ny beställning.

Viktiga saker beträffande kvittenssida
  • Lämna inte kvittenssidan förrän du har importerat
  • Kund måste knytas innan du kan importera
  • Backa inte tillbaks till kvittenssida (kommer att uppfattas som att du har beställning oimporterad). Undvik överhuvudtaget att utnyttja webbläsardelens backningsmöjlighet annat än undantagsvis

Exempel på artikelbeställning i Libris

Beställningar i Subito går i princip till på samma sätt som i Libris fjärrlån. OBS! Endast databaserna Serials och Articles i Subito fungerar ihop med FFBWebb. I databasen Articles behöver du inte fylla i några artikeluppgifter själv. Det som ev ligger i FFB-formuläret kommer att ignoreras medan du arbetar i databasen Articles.

En viktig skillnad gentemot Libris är att import från Subito alltid importeras med sigel Subito oavsett vilket det levererande biblioteket råkar vara. Uppgift om levererande bibliotek läggs istället i anteckningsfältet.

Nya ansökningar via klippbordet återgå

Du kan hämta in fjärrlånedata via windows klippbord till FFB både från fjärrlånetjänster som FFB "känner igen" och från andra, icke igenkända tjänster. I aktuell version känner FFB igen följande sidor: Subito bokbeställning, Subito serials (att anv om FFBWebb mot Subito inte skulle fungera), Bibsys (Norge) böcker och artiklar, Norfri/NOSP artiklar. Att FFB "känner igen" innebär att inklistring med automatik fördelas till rätt inmatningsfält betr bibliografisk beskrivning samt vissa andra data som t ex Isbn/Issn, externt lånenummer m fl.

VIKTIGT!Om den aktuella fjärrlånetjänsten har ett fält för beställarens referensinformation, kan du skriva eller klistra in FFB:s interna id-nummer där, vilket avsevärt underlättar den kommande hanteringen med ankomst, retur mm. Observera att varje gång FFB:s nyinläggningsformulär kallas fram så tilldelas det nästa lediga Id-nummer. Om ingen beställning utförs kommer numret att ligga kvar som "ledigt" och tilldelas en annan ansökan istället. Orsaken till denna tilldelning i förväg, är just den att man i en extern okänd fjärrlånetjänst, skall kunna skriva in sitt eget beställningsnummer som referens.

Gör så här: I FFB:s huvudmodul, kalla fram nyinläggningsformuläret. I nyinläggningsformuläret väljer du inklistring direkt från klippbordet, eller om du vill påverka klippet före inklistringen, inklistring via dialogruta. Se vidare bilden nedan.

Du kan också välja inklistring via nyinläggnigsformulärets snabbmeny, vilken du når med högerklick på musen

Om du valde direktinklistring kan det se ut så här om källan i klippbordet var igenkänd:

Om källan inte blev igenkänd, kan det se ut så här efter inklistring:

Som framgår av exemplet ovan, får klipp från okänd källa, en standardtext som ersätter den bibliografiska beskrivningen, eftersom systemet inte kan avgöra var i klippet denna finns. Om du vill lägga ned lite tid på att "förbättra" ett klipp från okänd källa, kan du välja att klistra in via dialog istället för direkt. Då läggs klippet i en dialogruta, i vilken du markera olika avsnitt i klippet och peka ut vilket fält markeringen skall läggas i. Se bild nedan.

Den manuella markeringen och fältvalet avspeglas omedelbart i resultatet:

När klippet är klart, stänger du med F10 och du återgår till FFB:s nyinläggningsformulär med uppgifter från klippet infogade i resp fält i formuläret.

Därefter måste du slutföra ansökan på samma sätt som vanlig manuell ansökan, dvs knyta kund, sigler och ev kostnadsställe till den, samt spara med F10

Exempel på inklistring från igenkänd källa (NOSP/NORFRI)

Utmatning av låneansökningar återgå

Alla låneansökningar som du skapar manuellt i nyinläggningsformuläret, får automatiskt en utmatningsflagga hissad. Undantag: Om förmedlare Svarta hålet har valts hissas inte utmatningsflaggan. Du kan också manuellt hissa utmatningsflagga på ansökningar som redan varit utmatade tidigare eller av annat skäl redan är inlagda men behöver matas ut. Med utmatningsflagga hissad blir ansökan markerad att den skall inkluderas när utmatningsrutin aktiveras. Hur utmatningen sedan går till och hur den formateras styrs av den förmedlare som är vald för respektive ansökan. Vissa ansökningar kommer alltså att styras till skrivare och formateras som Libris fjärrlåneblanketter, andra kan gå till epostens utkorg, och formateras enl reglerna för ArtMail etc, (Läs mer om förmedlare).

Ansökningar som importeras via FFBWebb eller tas in via klippbord blir automatiskt tilldelade förmedlaren Svarta hålet eftersom dessa ansökningar normalt sett redan är ivägsända.

Utmatning startar du från huvudmodulens huvudfönster, via meny eller med tangent Alt+U

I nästa steg får du en översikt över de ansökningar som ingår i utmatningen. Om allt är OK, går du bara vidare med F10. Här har du emellertid också möjlighet att ångra dig eller tillfälligtvis undanta en eller flera ansökningar som du inte vill ha med i utmatningen just vid detta tillfälle.

Beroende på vilka förmedlare utmatningen gällde, så har du förstås en del ytterligare efterarbete innan beställningarna går iväg. Fjärrlåneblanketter skall stoppas i kuvert, faxutskrifter skall faxas. På samma sätt är det med det som går via epost. Ansökningarna läggs i utkorgen i FFBMail men du eller någon annan användare måste utföra själva skickandet. Det sker inte med automatik.

Förmedlare i FFB version 5 återgå

Vad menas med förmedlare i FFB? Ordet i sig är en kvarleva från den tid när onlinebeställningar innebar att man skrev in sina belagda beställningar i en terminal istället för att stoppa dem i kuvert och skicka dem med post. Vad FFB på den tiden tillhandahöll, var att vid sidan av att mata ut beställning på blankett även samla ihop och skicka beställningar skapade i FFB via sådana terminalbaserade onlinetjänster och därvid konvertera format enl resp tjänst krav, t ex ARTTel vid BL, online order vid dåvarande MIC, Spriline order till dåvarande Spri:s bibliotek etc. För att mångåriga användare av FFB skall "känna igen sig" har ordet "förmedlare" behållits trots att "utmatningsmetod" eller "utmatningsformat" idag kanske vore mera adekvata benämningar.

Förmedlare i FFB innebär egentligen utmatningsmetod eller utmatningsformat. Nedan redovisas hur de tillgängliga förmedlarna i FFB5 fungerar

  • LF-blankett. Utmatning till skrivare för utskrift på Libris fjärrlåneblankett. Utmatningen går via Dos-kommandot Print. Utskriften är avsedd att fungera med genomslagskopia, varför matrisskrivare för Dos förutsätts.
  • LF-Mail. Utmatning till epostens utkorg. Formatet liknar det som används i LF-blankett ovan.
  • Artmail. Utmatning till epostens utkorg. Formatet följer de regler som gäller för tjänsten Artmail vid British Library. För att utnyttja denna förmedlare förutsätts att man har skaffat konto och lösen hos Bristish Library. Dessa uppgifter (Artmail code number, Artmail password måste finnas angivna i Allmänna inställningar, inställningsgrupp Förmedlarspecifika inställningar. Vid ARTMail-överföring av beställningar, används FFB:s interna beställningsnummer även som ARTMail-nummer. För att beställningarna skall godtas av BL, måste man också anmäla att automatisk generering av beställningnummer skall undertryckas på det aktuella BL-kontot. (Användare som uppgraderar från tidigare version av FFB och har använt ARTMail i den behöver inte anmäla något utan det är bara att fortsätta som tidigare.)
  • Svarta hålet. Innebär att ansökan inte skall matas ut. Denna förmedlare tilldelas automatiskt på ansökningar som importeras via FFBWebb eller via klippbordsrutinen, men den kan också komma till användning vid manuell nyinläggning, t ex för något som redan beställts per telefon eller på annat sätt, men inte finns registrerat.
  • Fax. Utskrift till skrivare, A4-papper. I utskriftens topp anges faxnummer till mottagaren (om sådant finns registrerat).
  • FFB-Terkko. Utmatning till epostens utkorg. Formatet är utarbetat efter förebild från TERKKO i Helsningfors. Ledtexter på engelska.
  • Användardefinierade ansökningar. Utöver ovanstående systemdefinierade förmedlare kan också väljas förmedlare vars utmatning och formatering styrs av de mallar som respektive användare har möjlighet att definiera. Exempel på användning är för att skicka ansökningar inom den egna organisationen (kliniker, institutioner, avdelningar). Läs mer om användardefinierade ansökningar...
Du kan i allmänna inställningar ställa in vilken förmedlare som alltid skall föreslås, när du öppnar nyinläggningsformuläret.